Как прошить и пронумеровать документы для налоговой

Минфин рассказал, как правильно сшивать документы для налоговых проверок

Дидух Юлия Автор PPT.RU 2 ноября 2015 Юридическое лицо, в случае получения соответствующего запроса налоговой службы, обязано предоставить на проверку бумажные документы в прошитом виде. Как сделать это правильно, разъяснил Минфин России.

КонсультантПлюс БЕСПЛАТНО на 3 дня Министерство финансов России в напомнило налогоплательщикам, что бумажные документы в налоговую необходимо предоставлять исключительно в сшитом виде. При этом, к сшивам предъявляются определенные требования, которые необходимо соблюдать.

Как следует из требований , если налоговые органы при проведении проверки требуют предоставить документы на бумажном носителе, то их необходимо предоставить в виде копий, заверенных проверяемым лицом.

Чиновники уточняют, что копией документа считается экземпляр документа, который полностью воспроизводит информацию с подлинника.

Заверенной является та копия документа, на которой присутствуют реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

А именно: подписи, печати и другие свойства, позволяющие копии выступать в качестве документа, подтверждающего деловую деятельность или события личного характера, в соответствии с национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.

Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения», утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст.

Именно такие копии документов необходимо предоставить по требованию налоговой службы. При этом, бумажные копии документов обязательно должны быть сшиты в соответствии с рекомендациями, которые приводит Минфин. В частности, необходимо сформировать сшив из 150 листов, и не более, которые должны быть пронумерованы с указанием арабских цифр, начиная с единицы, на каждом листе.

Листы, входящие в сшив нужно прошивать на 2-4 прокола прочной нитью.

Концы нити необходимо вывести на оборотную сторону последнего листа и связать. На это место, с обратной стороны последнего листа в сшиве размещается специальная бумажная наклейка.

К оформлению этой наклейки Минфин также дал отдельные рекомендации. Размеры наклейки должны быть около 40-60 мм на 40-50 мм, при этом она должна полностью закрывать место сшива, оставляя за своими границами не более 2-2,5 сантиметров концов прошивных нитей. На наклейке должно быть указано количество пронумерованных листов в сшиве, как арабскими цифрами, так и словами, заверенное подписью уполномоченного лица.

С указанием должности лица и даты, когда документы были сшиты. Также наклейка заверяется печатью организации, поставленной таким образом, чтобы оттиск частично находился на самой наклейке с удостоверительной надписью, а частично находился на самом листе. При формировании таких сшивов, уточняют чиновники Минфина, уполномоченные лица организации обязаны

«обеспечить сохранение целостности документов (копий документов) в сшивах, а также возможность их свободного чтения и копирования»

.

При направлении документов в орган ФНС, который их запросил, необходимо предоставить вместе с ними сопроводительное письмо, в котором должны быть указаны основания их направления в налоговую, перечень документов, количество сшивов и листов в каждом из них. При соблюдении этих требований налоговые органы не смогут привлечь налогоплательщика к ответственности за непредоставление запрошенных документов. За это правонарушение, напомним, в соответствии с нормами предусмотрен административный штраф в размере от 200 до 500 рублей за каждый лист и, в том числе, блокирование расчетного счета организации в банке.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить! Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter». Мы узнаем о неточности и исправим её.

БУХГАЛТЕРУ: КОЛОНКИ : НОВОСТИ Подпишитесь на ежедневную рассылку Каждый будний день мы будем отправлять вам всё, что было опубликовано вчера Вы ничего не пропустите! Подписаться Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях.

Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного! Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2023 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Как правильно прошить устав

Прошивка (шнуровка) документов: от А до Я Правильная подготовка документов дело кропотливое и непростое.

С нашей точки зрения, правильная прошивка документа имеет ничуть не меньшее значение, чем все остальные стадии его подготовки по нижеприведенным причинам. Первое — неверная прошивка документа однозначно послужит весомым основанием для отказа в его принятии.

Как вы понимаете, каждый подобный отказ влечет за собой потерянное время, дополнительные усилия и финансовые затраты. Но и это не самое опасное в данной ситуации. Второе – некачественная или небрежная прошивка документов вашего предприятия может быть использована заинтересованными лицами не в вашу пользу.

То есть важные документы могут быть расшиты и расформированы, а листы содержащие важную информацию подменены.

И доказать подмену будет очень сложно.

Думаем, что нет необходимости отдельно останавливаться на том, какие плачевные последствия небрежная прошивка может иметь для будущего вашей организации и вашего бизнеса в целом. Точка зрения законодательных органов На сегодняшний день существует ряд нормативно-правовых актов, который регламентирует порядок не только заполнения, но и прошивки документов такого рода.

Среди них необходимо выделить следующие: — Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица, утвержденные приказом Министерства Российской Федерации по налогам и сборам от 18 апреля 2003 г. N БГ-3-09/198; — п. 2.6.22 раздела 2.6. Приказ Министерства культуры России № 536 от 8.11.2005г.

«О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»

; — п.6.2.2.4.

Инструкцию ЦБ России «По делопроизводству в Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», которая была утверждена Приказом №02-213 от 7.12.1992г.; — п.п. 4, 5

«Требования к оформлению документов, используемых при государственной регистрации юридических лиц, а также физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей»

, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 19 июня 2002 г.

N 439 (с изменениями от 16 октября 2003 г., 26 февраля 2004 г.).

— ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения. Основные понятия и инструменты, необходимые для проведения прошивки Руководствуясь вышеуказанными нормативными актами, мы рассмотрим один из завершающих этапов подготовки документов, а именно их прошивку.

Базовыми, т.е. такими, что используются при прошивке всех видов документов, являются следующие принципы: — обязательная валовая нумерация страниц, которая, как правило, осуществляется арабскими цифрами в верхнем правом углу каждого листа документа (п.

6.2.2.4 Инструкции ЦБ России №9 от 7.12.1992г.); — прошивке подлежат все документы, которые состоят из двух и более листов; — копии уставных документов также стоит прошить, с той лишь разницей, что после прошивки на них не клеится наклейка и не проставляется печать; — прошивку необходимо производить специальной толстой прошивочной иглой с использованием шила и прошивочных ниток либо шпагата. Для качественной прошивки требуется надежный клей, который не потеряет свои свойства в течении длительного времени.

Пошаговое руководство по прошивке Для правильной прошивки ваших документов необходимо произвести следующие действия в строгой последовательности: 1. Удаляем все булавки, скрепки и другие металлические скрепления из листов документов. 2. Ровно и аккуратно в нужной очередности складываем листы, которые будут прошиваться, не забыв при этом проверить правильность их нумерации.

3. Берем специальное шило либо, если количество листов не велико, прошивочную иглу и по левому полю документа, сделав отступ около 1.5 см от текстовой части, проделываем 3 сквозных отверстия. Данные отверстия должны быть вертикальными относительно нижней части документа, а расстояние между каждым из них – не менее 3-х сантиметров относительно центральной части листа.

7. Затем с лицевой стороны листов пропускаем иглу через отверстие №1; 8.

Теперь, когда игла вышла с задней стороны документа, снова продеваем ее сквозь отверстие №3, а затем с лицевой стороны проводим через отверстие №2 так, что бы игла с нитью опять оказалась с тыльной стороны листов. 9. Таким образом, оба конца нашей нити оказались с тыльной стороны листов, продетые через отверстия №2 и №3. 10. Отрезаем излишнюю длину нити, не забыв при этом оставить концы длиной около 6-7 см, чтобы связать их в узел.

11. Делаем из концов нити узел как можно ближе к листу документа и плотно прикладываем его к тыльной стороне последнего листа. 12. Наклеиваем сверху при помощи канцелярского клея лист бумаги размером два на пять сантиметров (наклейка) так, чтобы он закрывал весь указанный узел и частично оставшуюся длину нитей.

При этом концы нитей примерно 1-2 см остаются свободными от наклейки. 13. На указанном листе бумаги делаем надпись

«Пронумеровано, прошито и скреплено печатью на ___ (___ количество прописью) листах»

так, чтобы она частично заходила на заднюю сторону последней страницы документа, выходя за пределы наклейки.

14. Заверяем данную надпись подписью соответствующего уполномоченного лица и печатью юридического лица. И оттиск печати, и подпись должны захватывать часть последнего из листов, выходя за пределы наклейки.

Естественно, осуществление всех вышеуказанных действий не сможет гарантированно на сто процентов уберечь ваше предприятие от неприятностей описанных выше. Однако такой тщательный подход к вопросу прошивки и целостности каждого документа однозначно сведет к минимуму вероятность их возникновения.

Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила ГОСТ.

Как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образец

Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.

Как правильно нумеровать документы при подшивке

Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.

1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

Важно Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см. На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

Прошивка документов для налоговой – Как должна выглядеть подшивка документов, представляемых в ИФНС | Журнал «Главная книга»

Шить документы также полагается при подаче на регистрацию ИП и ООО.

Для передачи отчетов необходимо знать, как сшить документы для налоговой по требованию. Тема является довольно серьезной, так как за неправильное заверение и прошивание бумаг налоговая инспекция назначает штраф.Налоговая инспекция.Сшивание должно происходить строго по определенным правилам ФНС от 29 октября 2015 года. № 03-02-РЗ/62336.Подготавливая прошивку, необходимо следовать следующим принципам:

1. В одной сшивке должны быть бумаги только одной направленности, запрещено сшивать несколько разных документов в одну пачку, это указано в письме Минфина России от 11.05.2012 года 03-02-07/122.
2. Пачка не должна превышать объем более 150 листов.
3. Прошивка должна быть прочной и не распадаться при чтении и копировании.

Существует несколько установленных способов предоставления отчетной документации в

Нумерация листов при прошивке документов

Инструкция:

1. Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
2. Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
3. Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
4. Нити в самом конце выводятся сзади.

   Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа

5. Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером? Об этом посмотрите видео. Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.

Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе. К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным.

Сшивка документов для налоговой – алгоритм сшивания, требования налоговой, основные ошибки, сопроводительное письмо + видео

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы).

Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки.

По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др. При встречной проверке срок сокращают до 5 дней.

Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства. Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы.

Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации: при отчетности в налоговые органы;

Как должна выглядеть подшивка документов, представляемых в ИФНС

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 20 ноября 2015 г.М.Г.

Суховская, юрист 29 октября Финансовое ведомство выпустило рекомендации о том, как нужно оформлять бумажный пакет копий документов, которые налоговики требуют им представить в ходе какой-либо проверки. Итак, когда вы делаете подшивку истребуемых документов, учитывайте следующее:

• объем каждой сшитой пачки не должен превышать 150 листов;
• каждый лист в пачке надо пронумеровать арабскими цифрами начиная с единицы;
• пачка прошивается через два или четыре прокола прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа, связываются и скрепляются бумажной наклейкой, закрывающей место скрепления прошивки;
• на наклейке нужно указать количество листов цифрами и прописью, заверить эту надпись подписью руководителя или другого уполномоченного лица, написать его фамилию, инициалы, должность, а также дату;
• документы должны быть прошиты так, чтобы проверяющие могли их свободно прочесть и при необходимости скопировать отдельные листы.

Вот иллюстрация того, как может выглядеть последний лист подшивки с наклейкой.

Рекомендуемый Минфином размер наклейки — примерно 40—60 на 40—50 мм. Она должна закрывать место скрепления пачки полностью. За пределы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см.

Подпись на наклейке должна быть собственноручной, а не факсимильной. Печать, если она применяется в организации, ставится на заверительной надписи таким образом, чтобы она частично захватывала наклейку, личную подпись, фамилию и инициалы лица, а также дату заверения.

Напомним, что раньше контролирующие органы допускали представление подшивок, заверенных на обороте последнего листа, только для многостраничных документов; . Для остальных же заверительную визу нужно было ставить на каждом листе. В нынешних разъяснениях Минфина подобной оговорки нет.

То есть подшивка может объединять в себе разные документы (например, и накладные, и счета-фактуры). К представляемой в ИФНС подшивке следует приложить сопроводительное письмо, в котором надо указать:

• реквизиты требования о представлении документов;
• количество подшивок;
• количество листов в каждой из них.

Приведем примерный текст самого письма.

Кстати, в этот раз Минфин не настаивает на наличии описи представляемых документов, как раньше.

И это вполне справедливо, ведь опись, по сути, дублирует текст сопроводительного письма.

1. , № 9
2. , № 6
3. , № 4, № 4, № 4
4. , № 3
5. , № 2, № 2
6. , № 17
7. , № 16
8. , № 15
9. , № 14
10. , № 13, № 13
11. , № 12, № 12
12. , № 11, № 11
13. , № 10, № 10, № 10
14. , № 1, № 1

1. , № 9
2. , № 7
3. , № 6, № 6
4. , № 5, № 5
5. , № 4
6. , № 3, № 3, № 3
7. , № 22, № 22, № 22, № 22
8. , № 21, № 21, № 21
9. , № 20
10. , № 2, № 2, № 2
11. , № 18, № 18
12. , № 17, № 17, № 17, № 17, № 17
13. , № 16, № 16, № 16, № 16
14. , № 15
15. , № 14, № 14, № 14
16. , № 13
17. , № 12
18. , № 10, № 10, № 10
19. , № 1, № 1, № 1

1. , № 9, № 9, № 9, № 9, № 9
2. , № 8, № 8, № 8, № 8, № 8
3. , № 7, № 7, № 7
4. , № 6, № 6, № 6
5. , № 5
6. , № 4, № 4
7. , № 3
8. , № 24
9. , № 23, № 23, № 23, № 23
10. , № 22, № 22
11. , № 21, № 21
12. , № 2, № 2, № 2
13. , № 19, № 19
14. , № 18, № 18
15. , № 17, № 17, № 17, № 17, № 17
16. , № 16, № 16
17. , № 15, № 15, № 15
18. , № 14
19. , № 13, № 13
20. , № 12, № 12
21. , № 11, № 11, № 11, № 11
22. , № 10, № 10

Как прошить документы для налоговой и нужно ли прошивать устав при регистрации в 2023 году

» До 4 июля 2013 года, пока не вступил в силу Приказ ФНС России от 25.01.2012 № ММВ-7-6/25@, действовало обязательное требование по сшиванию многостраничных документов, подаваемых при государственной или ИП. А вот осталось ли оно в силе и нужно ли прошивать документы для налоговой, попробуем разобраться. Обратимся к упомянутому , а точнее — к разделу

«Общие требования к оформлению представляемых документов»

.

Там ничего не сказано о том, что многостраничные документы подаются в прошитом и пронумерованном виде. До этого Приказа действовал , ныне утративший силу. Также есть , где четко сказано, что нет обязательного требования прошивать документы, в том числе учредительные документы, а также заявления.

Но все ли так просто? Вообще, нотариус обычно берет за заверение формы заявления полную стоимость, состоящую не только из госпошлины за совершение нотариального действия (около 300р.), но и за оказание услуг правового и технического характера (УПиТХ), и выходит за всё где-то 1500-1600р.

Учитывая, что чаще всего заявление к нему приносят готовое (хотя по-хорошему он должен его тогда составить, или хотя бы распечатать и проверить на соответствие законодательству), то нотариус его и сшивать должен. Все равно деньги берет. Обычно он же его и сшивает, хотя некоторые требуют принести уже прошитым, все зависит от нотариуса.

В свете того, что на подписании у Президента РФ лежит законопроект №285286-7, дающий заявителю право не платить за УПиТХ, если все действия он сделал сам, а также дающий перечень действий нотариуса, подпадающих под УПиТХ, то вскоре прошивать тоже придется самим. Иначе нотариус примет это на счет «иные услуги правового и технического характера», и потребует за это отдельную плату.

В любом случае, форма, заверенная нотариусом, должна быть, по логике вещей, прошита. Вопреки мнению Письма ФНС России от 25.09.2013 N СА-3-14/3512@, поскольку никто не мешает, после заверения у нотариуса листа «Сведения о заявителе», поменять какие-либо листы заявления, и подать их в непрошитом виде, дескать, «запрета-то нет».

Само собой, если вы устав сошьете не слева, а сверху, или в другом месте, или вообще «уголком», то это скорее всего вызовет в лучшем случае недоумение инспектора.

А то и отказ его принять. Рекомендуемый способ прошивки документов для налоговой – прошивка в три дырки, осуществляется следующим образом: Страницы нумеруются арабскими цифрами, в большинстве офисных программ есть функция автоматической нумерации.

Вряд ли вы будете писать устав или протокол от руки, поэтому воспользуйтесь плодом технического прогресса.

Сквозная нумерация самого заявления осуществляется в специально отведенных для этого знакоместах: Вариантов этой надписи много, на данный момент ее требуется приклеивать на протоколы или договоры, подаваемые в инспекцию.

На учредительные документы не нужно, налоговая сама ее сделает.

А вот и образец: наклейки прошито и пронумеровано. С печатью (для документов, где ее необходимо ставить): Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью: ____ (_________________) листов; Генеральный директор ООО «_________________» __________________/___________/ М.П. И без печати (решения, протоколы): Всего прошито, пронумеровано: ____ (_________________) листов Председатель общего собрания участников ООО «_________________» __________________/___________/ 3 959 просмотров Понравилась статья?

Поделиться с друзьями: Приложение N 3 к Требованиям к оформлению документов, представляемых в регистрирующий орган.

0.0 00 Не секрет, что в эпоху товарно-денежных отношений требовалась, и требуется по сей день, гарантия Обязанность хранить бухгалтерские отчеты, налоговые декларации, регистры и договоры лежит на хозяйствующем субъекте. Они Вопрос получения статуса индивидуального предпринимателя в другом, отличном от места проживания, городе достаточно часто

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона.

Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

На обложке проставляются данные:

1. Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
2. Заголовок дела.
3. Номер тома.
4. Срок хранения.
5. Количество листов в подшивке.
6. Дата составления подшивки.
7. Название организации.
8. Индекс дела.

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

1. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
2. Название документа.
3. Дата подшивки.
4. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
5. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
6. Срок хранения.

При нумерации опись не учитывается.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме. Во-первых, требование прописано на законодательном уровне.

Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439. Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно! Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно?